Tipos de documento
Em Acadêmico › Tipos de documento ficam os modelos: declaração de matrícula, declaração de frequência, contrato. Cada modelo é um texto com campos entre chaves duplas que o sistema preenche — {{aluno.nome}}, {{curso.nome}}.
Marque exige assinatura digital quando o documento só valer assinado.
Modelos de documento
- 1Cadastra um modelo
- 2Os modelos disponíveis para emissão
Enquanto não estiver assinado ele fica como rascunho e não é documento oficial.
Emitir
Em Acadêmico › Documentos, escolhendo o aluno e o tipo. O texto é gerado com os dados do momento e congelado.
Isso é importante: se o aluno mudar de endereço amanhã, a declaração emitida hoje continua com o endereço de hoje. Documento é retrato de um instante, não uma consulta que muda sozinha.
Cada documento guarda uma impressão digital do conteúdo, que permite verificar depois que ele não foi adulterado.
Documentos emitidos
- 1Aluno, tipo e data de emissão
- 2Cada emissão é um registro próprio, congelado
Protocolos
Em Acadêmico › Protocolos. É por onde entram os pedidos do aluno: revisão de nota, trancamento, segunda via, aproveitamento de estudos.
O número
Todo protocolo nasce com número no formato AAAA/NNNNN, sequencial dentro do ano. O número é gerado de forma que dois atendimentos simultâneos nunca recebam o mesmo.
É uma conversa, não um formulário
Cada mensagem — do aluno ou da instituição — vira uma movimentação registrada, com autor, setor e a situação do protocolo naquele momento. Nada é sobrescrito; a linha do tempo fica inteira.
Protocolos abertos
- 1Abre um protocolo pela secretaria
- 2Cada protocolo tem número e situação
Anexos entram junto com a mensagem: se o arquivo não subir, a mensagem também não entra. Uma conversa pela metade seria pior que nenhuma.
Anotação interna
Você pode marcar uma anotação como interna. Ela nunca aparece para o aluno e não muda a situação do protocolo — serve para o combinado entre setores.
Aguardando aluno
Devolve a solicitação para o aluno sem encerrá-la. É o estado para quando falta documento ou informação.
O que não se pode fazer
- Decidir duas vezes o mesmo protocolo
- Cancelar um já decidido
- Registrar entrega de algo que não foi deferido, ou entregar duas vezes
Cancelamento exige motivo e é estado, nunca exclusão — o número já está com o aluno e precisa continuar consultável.
Revisão de nota deferida não muda a nota sozinha
O protocolo deferido aciona o Acadêmico para que o ajuste seja feito lá, com auditoria. A nota só muda onde nota se muda.